傳統會議分為會議策劃和會務服務兩部分。會議側重于策劃，而會務更側重于服務。新世界小編認為在做大型會議策劃時一定會做好的以下七項準備：

一、會務組

1、提前確定會務組房間號，并通知參會來賓。

2、會務組門牌明顯標識，便于來賓尋找。

3、建立酒店與會議團隊的溝通橋梁。

4、24小時值班制，解決參會來賓各類疑難問題。

5、開通網線便于與外界聯絡。

6、安排必要辦公設備辦公軟件及辦公用品，方便來賓使用。

二、數據統計

1、確定標準服務用語，提供優質服務。

2、根據客戶提供來賓名單，準確了解來賓會務信息。

3、根據臨行更改信息，及時調整相關數據。

4、準確安排接機、接站、住宿、用餐、VIP陪同及參會工作。

三、交通服務

1、按照數據統計時間，準確接送來賓。

2、根據來賓數量，合理安排車輛。

3、車輛張貼明顯標識，便于來賓尋找。

4、途中安排礦泉水及當天報紙，提供貼心服務。

5、安排值班車輛，處理應急事件。

6、大型客車配備服務人員及各類設施，設施包括：音樂及DVD光盤、垃圾袋等。

四、住宿安排

1、重要來賓房間提前查房，設施包括：衛生、溫度、氣味、網絡、電視、冰箱、淋浴、馬桶。

2、服務包括：歡迎卡、會議資料、鮮花、水果、報紙及特殊需求。

3、協助酒店辦理來賓入住登記及退房手續。

4、每日根據日程安排，確定標準語言，通知酒店總機叫早。

五、會議安排

1、根據具體會議流程安排好會議的時間地點。

2、提前檢查好會場布置情況，會場燈光和會議設備情況。

六、餐飲安排

1、根據流程安排之路水牌方便客戶尋找用餐地點。

2、提前檢查各餐及茶歇準備狀況，確保按時開餐。

七、醫療保障

1、配備醫療人員，解決突發事件。

2、提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。

3、基本設備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。

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